Mett sociaal intranet verbetert samenwerking en verbinding   tussen ambulante zorgmedewerkers

Veel zorgmedewerkers bij Timpaan Groep werken ambulant: op scholen of bij gezinnen. Zij zien elkaar weinig op kantoor. Daardoor ontbreekt de mogelijkheid van bijpraten bij de koffieautomaat en moet relevante informatie op een andere plek gedeeld worden. Sociaal intranet Timplaza biedt de oplossing. Een online plek die niet alleen dient voor communicatie vanuit de organisatie, maar ook als plek waar collega’s elkaar ontmoeten.

Timpaan Groep

Timpaan Groep is een Friese organisatie met ongeveer 70 medewerkers. Dat zijn vooral orthopedagogen, GZ-psychologen en sociaal werkers. De organisatie bestaat uit Timpaan Onderwijs en Timpaan Welzijn. Timpaan Onderwijs is actief in dyslexiezorg, geestelijke gezondheidszorg voor kinderen en opleidingen voor medewerkers in de kinderopvang. Timpaan Welzijn houdt zich bezig met bijvoorbeeld het creëren van speel- en leerrijke omgevingen bij gezinnen, jongerenwerk en mantelzorg.

Doel

Omdat orthopedagogen en sociaal werkers op basisscholen of bij gezinnen werken, komen ze weinig op kantoor. Dat vraagt om een andere vorm van communicatie en verbinding tussen collega’s. Timpaan Groep gebruikte al een intranet, maar dat was sterk verouderd en statisch. Daarom was er behoefte aan een vervanger: een modern en actief sociaal intranet dat dient voor communicatie vanuit de organisatie en waar collega’s elkaar kunnen vinden en ontmoeten.

Vertrekpunt

• Medewerkers moeten benodigde informatie snel en makkelijk kunnen vinden.

• Het sociaal intranet moet altijd de nieuwste documenten bevatten, om te voorkomen dat er met verouderde documenten wordt gewerkt.

• Medewerkers moeten relevante nieuwsberichten snel kunnen inzien.

• Het sociaal intranet moet een rol spelen in het verminderen van mails, omdat medewerkers vonden dat er te veel gemaild werd.

Uitdagingen

• Het oude statische internet pakte niet goed uit bij de collega’s. Wordt het nieuwe sociaal intranet dan wél een succes?

• Uit onderzoek bij de organisatie bleek de behoefte van medewerkers aan informele communicatie op een intranet, naast werkgerelateerde communicatie. Dat betekent dat het intranet daar ruimte voor moet bieden.

Oplossing

Mett ontwikkelde met Timpaan Groep hun nieuwe sociaal intranet: Timplaza. Het sociaal intranet is ontworpen als een zogenaamd marktplein. ‘Kraampjes’ zoals herkenbare buttons en menu-items bieden snel toegang tot belangrijke informatie. Daarnaast is er ook ruimte voor informele communicatie.

Mett ondersteunde Timpaan Groep bij de inrichting en vormgeving van hun sociaal intranet. Het nieuwe intranet is niet alleen informerend, maar ook interactief. Collega’s kunnen bijvoorbeeld makkelijk hun mening delen over een dyslexiemethode via een poll. Ook zijn diverse collega’s ambassadeur voor het sociaal intranet, wat een goede   boost   geeft aan de levendigheid van het platform.

Resultaat

Het sociaal intranet zorgt voor meer eenduidigheid en structuur in de communicatie van Timpaan Groep. Collega’s vinden sneller hun weg naar de juiste informatie en zijn beter op de hoogte van ontwikkelingen in de organisatie. Ook de samenwerking tussen afdelingen is verbeterd, bijvoorbeeld wanneer meerdere afdelingen iets moeten organiseren zodra er nieuwe collega’s beginnen bij Timpaan Groep. Dat wordt nu ook geregeld via het sociaal intranet.

Dankzij het sociaal intranet is de hoeveelheid mails verminderd. Op het intranet kiezen collega’s zelf waarvan ze via de mail op de hoogte willen blijven. Ook worden de wekelijkse nieuwsbrieven voor het dyslexieteam niet meer rondgemaild, maar in een map op Timplaza geplaatst. Daardoor kunnen collega’s informatie uit oudere nieuwsbrieven snel en makkelijk terugzoeken.

Wat betreft toekomstplannen: er zijn ideeën om Single Sign On te realiseren, zodat collega’s nog makkelijker kunnen inloggen. Verdere ontwikkeling van het sociaal intranet is een continu proces dat staat of valt met enthousiasme en gedisciplineerd gebruik van collega’s. Daarom worden nieuwe medewerkers goed geïnformeerd over de mogelijkheden van het sociaal intranet. Of collega’s ook tevreden blijven over het intranet? Dat wil Timpaan Groep jaarlijks evalueren, zodat nodige aanpassingen op tijd kunnen worden gemaakt.