Vier inzichten voor een succesvol participatietraject

Uit 15 jaar ervaring met participatietrajecten en participatieplatformen haalden wij 4 inzichten die zorgen voor een stevige basis. Een succesvol participatietraject organiseren, dat kan een flinke opgave zijn De criteria voor succes zijn vaag, de verwachtingen vaak hoog. En gouden regels zijn er niet. Het komt elke keer toch aan op expertise, overtuiging en voldoende tijd en aandacht. Dat zijn niet de makkelijkste onderwerpen. Het gesprek gaat daardoor vaak al snel over middelen en te weinig over aannames en verwachtingen.

Zelfs een weldoordachte aanpak kan tot weinig resultaat leiden als de basis wankel is. Een aantal hardnekkige misverstanden bepalen vaak ongemerkt het succes van participatietrajecten. Begin dus bij de basis en vergroot de kans op succes met onderstaande inzichten.

Inzicht 1: Het is óók een kwestie van verleiden

Het is niet vanzelfsprekend dat iedereen meedoet als je een dialoog start. Er is een kleine groep mensen die vooraan staat, die gewend zijn hun mening te vormen en te delen. Maar dat geldt niet voor iedereen. Om de ‘silent majority’ te betrekken, voldoet het niet om meedenken mogelijk te maken, zelfs niet om het makkelijk te maken - je moet het heel uitnodigend maken. Het vraagt een bepaalde verleiding en geduld. Daar is tijd voor nodig. Alleen daarmee kun je óók mensen betrekken die zich minder snel laten horen.

Inzicht 2: Participatie is gewoon heel goede communicatie

Wat opvalt, is dat participatie vaak gezien wordt als een intermezzo. We stoppen even met wat we deden en maken tijd om te luisteren. Maar is het daarna weer voorbij? In feite is participatie niet veel meer dan hele goede communicatie. Het evenwicht verschuift tussen vertellen en luisteren, maar je voert een gesprek over langere tijd, bouwt aan een relatie. Soms vertel je, en heb je een luisterend oor voor spontane reacties. Soms stel je vragen, en probeer je door te vragen. Wij zien dat participatie lijdt aan het ‘start-stop denken’; initiatoren zetten de participatie aan en weer uit, als het hún uitkomt. Dat maakt het hele proces wel heel planbaar, maar niet per se aantrekkelijk om deel te nemen. 

Inzicht 3: Eerst zaaien, dan oogsten

Hardlopen zonder warming-up en cooling-down is een recept voor blessures. Voor participatie is dat niet anders. Vaak wordt een participatietraject heel snel op touw gezet en krijgen mensen even de tijd om mee te doen. Maar juist aan de randen van het proces zit de sleutel tot een goede uitkomst. Zo hebben mensen vaak tijd nodig om betrokken te raken. Dat gebeurt pas écht wanneer ze vaker dan eens over het onderwerp hebben gelezen of gehoord. En na afloop is het gesprek niet ineens voorbij. De frustratie zit ‘m vaak in de staart: “…en nu hoor ik er niets meer van.” Dat is een nare blessure. Een gedegen warming-up en cooling-down zijn gelukkig goed vooraf in te plannen.

Inzicht 4: Aandacht organiseren

Om iets voor elkaar te krijgen, zijn we steeds meer afhankelijk van anderen: partners, belanghebbenden, voor- en tegenstanders… Ieder vanuit een eigen rol met eigen verantwoordelijkheden, maar onmiskenbaar samen. Daarbij streven we vaak naar draagvlak: begrip voor wat ík wil bereiken. Wat we eigenlijk vragen is vertrouwen: het gevoel dat we er samen uit kunnen komen. Daarvoor is meer nodig dan functioneel en planmatig communiceren. Zie hier de uitdaging voor de moderne dialoogleider: hoe voer je het gesprek in stille tijden? Want échte aandacht zit in ‘er zijn’ als gesprekspartner, óók als er niet zoveel te bespreken lijkt. Dat begint met het inbouwen van tijd, en het belangrijk maken van relatiebeheer. We kunnen hierin veel leren van het vak van communitymanager, dat in zeer snel tempo professionaliseert.

Conclusie: Vertrouwen als business case

Snel succes is lastig én zeldzaam in participatie. Waarom zou je er dan zoveel tijd, energie en geld in steken? Het antwoord op deze vraag is mooi verwoord door Stephen M.R. Covey in zijn boek ‘De Snelheid van Vertrouwen’. Kort samengevat: hoog vertrouwen leidt tot een sneller proces én lagere kosten. Bij laag vertrouwen is het precies andersom: het wordt langzaam én duur.
Investeren in vertrouwen lijkt dus een no-brainer, maar vraagt wel om geduld en aandacht. Een participatietraject is misschien wel de beste kans die je krijgt om te bouwen aan vertrouwen. Dat kost tijd, is niet af te dwingen en ook snel te verliezen. Maar wie erin slaagt om een betrouwbare gesprekspartner te zijn, zorgt ervoor dat participatie véél meer is dan een pauzenummer. En kan hopelijk terugkijken op een succesvol participatietraject.