Mett en de Participatiewijzer – zo combineer je een online platform met verschillende participatiemethoden

Wie kent de Stemwijzer voor de Nederlandse verkiezingen niet? Een hulpmiddel dat burgers bij elke verkiezingen massaal gebruiken om hun stemkeuze op te baseren. Geef antwoord op verschillende vragen en ontvang binnen   no time   advies over de partijen die bij jouw antwoorden passen. Hoe handig dat er nu een soortgelijk instrument bestaat voor participatiemethoden: de   Participatiewijzer ontwikkeld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken   en DiA (Democratie in Actie). In de Participatiewijzer geef je aan in welke situatie jouw project zit waarna je advies krijgt over de best passende (mix van) participatiemethoden.

Participatie is één van de weinige dingen waar de kwaliteit juist in de kwantiteit zit, in de mix van meerdere methoden. Waar sommige inwoners zich op hun gemak voelen bij een telefoongesprek of huisbezoek, voelen anderen zich veel meer op hun gemak bij een online enquête of bij het plaatsen van een beargumenteerde online bijdrage op een participatieplatform. Met alleen telefoongesprekken of alleen online enquêtes bereik jij daarom een groot deel van jouw doelgroep simpelweg niet. Wij zijn daarom een groot voorstander van een mix van participatiemethoden.

Combineer de participatiemethoden met een online participatieplatform

In de Participatiewijzer kies je in welke situatie een project zich bevindt en kom je vervolgens uit bij een overzicht van participatiemethoden die je kunt inzetten. Per methode vind je in de Participatiewijzer een score op verschillende onderdelen, zoals toegankelijkheid, transparantie en inclusiviteit. In dit artikel leggen we je graag uit hoe je de verschillende methoden van de Participatiewijzer combineert met een online participatieplatform. We vertellen je meer over hoe jouw Mett platform een cruciaal element vormt in de mix tussen participatiemethoden uit de Participatiewijzer.

Adviesraad of burgerpanel

In een adviesraad of burgerpanel adviseert een groep vrijwilligers het B en W en de gemeenteraad structureel over gemeentelijk beleid. Eén van de mogelijkheden om als gemeente in gesprek te gaan met een adviesraad is via een (besloten deel op een) online participatieplatform. Het voordeel hiervan is dat vrijwilligers in hun eigen tijd kunnen meedenken. Je kunt de leden gericht uitnodigen en de inwoners kunnen over een langere periode deelnemen. Gebruik het participatieplatform bijvoorbeeld om (concept)plannen op te delen waar men op kan reageren, of voor een forum om met elkaar in gesprek te gaan. Je kunt het participatieplatform gebruiken in combinatie met fysieke of online bijeenkomsten.

In een adviesraad of burgerpanel beperkt participatie zich tot een groep geselecteerde burgers. Wil je de toegankelijkheid vergroten? Geef andere burgers dan ook de mogelijkheid om mee te praten op het online participatieplatform. Zo verkrijg je input vanuit twee verschillende groepen. Tot slot is het voor de transparantie belangrijk om de inbreng van adviesraden of burgerpanels vast te leggen in een document. Zorg ervoor dat andere inwoners hier via een participatieplatform toegang toe krijgen.

Brief of e-mail schrijven aan de gemeente

Iedere burger mag een brief of e-mail schrijven aan de gemeente. Deze participatiemogelijkheid is erg mooi te combineren met een participatieplatform. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de ansichtkaartenactie in gemeente Lingewaard. De gemeente verstuurde een ansichtkaart naar alle inwoners. Op de ansichtkaart stond een link naar het participatieplatform: zo konden ontvangers van de ansichtkaart direct online meedoen. Maar inwoners konden de ansichtkaart ook invullen en opsturen. Zo kun je participatie voor een zo groot mogelijke groep mensen toegankelijk maken.

Deze methode was ideaal om minder digitaal vaardige inwoners te betrekken én overige inwoners te wijzen op het online participatieplatform. Het voordeel van het participatieplatform is dat je alle binnengekomen reacties eenvoudig kunt exporteren naar Excel en verder kunt analyseren.

Burgertop

In een burgertop komt een groep inwoners samen rondom een bepaald thema. Je richt een burgertop zo optimaal mogelijk in als je van tevoren via het participatieplatform verkent wat er speelt. Creëer bijvoorbeeld een enquête die je naar de deelnemers stuurt. Zo ontdek je welke onderwerpen niet mogen missen op de agenda. Of overweeg een poll of stellingen waar deelnemers van tevoren op kunnen stemmen. Zo kun je inwoners alvast ‘opwarmen’ voor verschillende thema’s die ter sprake komen in de burgertop.
 
Mogen burgers in de burgertop ook nadenken over de beleidsagenda? Op het participatieplatform kunnen zij via de stemmogelijkheid of via waarderen aangeven welke thema’s zij prioriteren. Je kunt daarbij ook de reactiemogelijkheid aanzetten, zodat inwoners hun ideeën kunnen toelichten.

Burgervisitatie

In burgervisitaties controleren en beoordelen burgers beleid. Denk bijvoorbeeld aan een kritische kijk op jaarverslagen. Op een Mett participatieplatform kan de groep burgers die meedenkt inloggen op een besloten deel en hier veilig en toegankelijk documenten bekijken en daarop reageren.

Dorps- en wijkraad

Een dorps- of wijkraad is een representatie van inwoners uit een bepaald gebied. Op een besloten (deel van het) participatieplatform kun je een community opbouwen voor deze dorps- of wijkraden, waarbinnen zij veilig en toegankelijk online met elkaar in gesprek kunnen gaan. Denk aan documenten delen, samenwerken in groepen of in gesprek gaan op het forum.

Wil je de dorps- of wijkraad toegankelijker maken? Vergroot de bekendheid hiervan dan! Dit kan goed via het participatieplatform of sociale media. Er is ook een grote groep inwoners die níet in dorps- of wijkraad zit, maar wel graag wil meedenken. Laat ze dan via een openbaar (deel van het) participatieplatform deelnemen aan het gesprek.

Enquête

In het Mett participatieplatform kun je online formulieren maken. Via een online formulier leg je vragen over verschillende thema’s voor aan inwoners. De resultaten laten zien hoe inwoners denken over bepaalde thema’s en zijn niet openbaar zichtbaar.
 
Als beheerder kun je de resultaten exporteren en verder analyseren. Door de enquête te creëren op het participatieplatform, wordt het participatieplatform voor inwoners steeds meer dé plek waar zij alles kunnen vinden over (online) meedenken en -doen.
 
Een enquête kun je ook goed gebruiken als voorbereiding op een (online) bijeenkomst. Of juist achteraf, om te peilen wat deelnemers van de besproken ideeën vonden en of er nog niet gedeelde ideeën of meningen zijn.

Formeel burgerinitiatief

Met een formeel burgerinitiatief kunnen burgers een thema op de agenda van de gemeenteraad plaatsen. Laat inwoners hun initiatief indienen via een formulier op het participatieplatform. Bij het formulier kunnen ze een bestand toevoegen met alle verzamelde handtekeningen. Daarnaast is het participatieplatform, als start en hart van alle participatie in jouw gemeente, ook de ideale plek om inwoners te informeren over de mogelijkheid van een formeel burgerinitiatief.
 
Plan Breda is een participatieplatform vanuit de gemeente Breda voor plannen van de gemeente én inwoners. Met andere woorden dit participatieplatform faciliteert burgerinitiatieven. Ingelogde gebruikers kunnen een plan delen en anderen vragen om mee te denken en te doen.

Informatiebijeenkomst

Informatiebijeenkomsten kunnen door iedereen worden bijgewoond. De bijeenkomsten focussen meestal op een specifiek project of plan. Op een participatieplatform kun je alle informatie rondom zo’n bijeenkomst kwijt. Zo kun je mensen alvast inlichten vóór de bijeenkomst, zodat zij de juiste voorkennis hebben. Afhankelijk van de inhoud van de informatie die je wilt delen, kun je bijvoorbeeld kiezen voor:

• Een agenda met een overzicht van belangrijke data

• Een tijdlijn voor een visuele weergave van verschillende projectfases

• De documentenmodule om belangrijke documenten inzichtelijk te maken

• De FAQ module om veelgestelde vragen en antwoorden te bundelen

• De kaartenmodule om op een kaart te tonen op welke precieze locaties projecten zich afspelen

• De nieuwsmodule voor het delen van projectupdates of participatieresultaten (zie onderstaande afbeelding)

Moeten mensen zich inschrijven voor de bijeenkomst? Gebruik hiervoor de agenda met een aanmeldformulier. Wil je van tevoren meningen peilen? Vraag inwoners om een korte poll in te vullen. En staat de agenda van de bijeenkomst nog niet vast? Geef geïnteresseerden dan de mogelijkheid om vragen in te dienen via de vragenmodule in het platform.
 
Vergeet niet dat sommige inwoners niet in staat zijn om deel te nemen aan de bijeenkomst. Om deze participatiemethode zo toegankelijk mogelijk te houden, is het combineren van synchrone communicatie en asynchrone communicatie een belangrijke voorwaarde. Zodat inwoners ook in hun eigen tijd kunnen meedenken. Geef inwoners die niet aanwezig konden zijn daarom de mogelijkheid om achteraf via het participatieplatform de stukken in te zien, verslagen te lezen en mee te praten.

Inspraakbijeenkomst

In een (online) inspraakbijeenkomst geven burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijven hun mening over plannen of voorgestelde oplossingen. Wil je een inspraakbijeenkomst die zo efficiënt mogelijk is? Presenteer de plannen van tevoren op een participatieplatform, zodat betrokkenen zich kunnen inlezen en zo goed voorbereid naar de inspraakbijeenkomst kunnen komen. Op het platform kun je bijvoorbeeld een tijdlijn van het project kwijt of kun je documenten delen.

Misschien komen niet alle betrokkenen aan het woord tijdens een inspraakbijeenkomst. En natuurlijk zijn er altijd inwoners die willen meepraten, maar geen gelegenheid hebben om naar een inspraakbijeenkomst te komen. Bied hun de mogelijkheid om hun reacties op de plannen achter te kunnen laten op het participatieplatform. Dat kan in het Mett platform op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan stemmen, waarderen, een enquête of een eenvoudige reactie op de plannen.

Inspreken tijdens een commissie- of raadsvergadering

Burgers hebben in veel gemeenten spreekrecht in commissie- of raadsvergaderingen. Laat burgers zich via het participatieplatform aanmelden om te kunnen inspreken. Bij de aanmelding kun je direct verwijzen naar de agenda van de gemeenteraadsvergadering, die je als document uploadt op het Mett participatieplatform. Zo weten burgers waarover zal worden gedebatteerd.

Maatschappelijke initiatieven of bewonersinitiatieven

Als een groep burgers vrijwillig een activiteit opstart voor de buurt, noemen we dat een maatschappelijk initiatief of een bewonersinitiatief. Als gemeente kun je deze initiatieven faciliteren en stimuleren door een plek op het participatieplatform aan te bieden waarop burgers deze initiatieven kunnen delen.
 
Op het participatieplatform kunnen burgers zelf hun initiatief toevoegen via de participatiemodule. Hier kunnen zij allerlei informatie aan hun bijdrage toevoegen, zoals: documenten, video’s, links, social media pagina’s en een budget. Via een initiatievenkaart kun je inzichtelijk maken waar welke initiatieven zich bevinden in een gemeente.

Online workshop

In online workshops werken groepen burgers samen om een bepaald doel te bereiken, zoals het genereren van ideeën. Wil je dat deze ideeën ook na de online workshop zichtbaar zijn, voor iedereen of voor een beperkte groep? Deel deze na afloop op het participatieplatform.
 
Je kunt personen zelfs uitnodigen om te reageren op de eerste ideeën. Zo heb je direct een snelle peiling over de initiatieven. Burgers kunnen ook zelf hun idee toevoegen op het participatieplatform. Je kunt hen de mogelijkheid geven om allerlei informatie toe te voegen aan hun idee, bijvoorbeeld een locatie, video’s, documenten, links of social media pagina’s.
 
Zijn er nog openstaande punten na de online workshop, bijvoorbeeld omdat de tijd beperkt was of omdat een bepaald onderwerp erg leefde? Geef deelnemers de kans om na de workshop na te praten op een (besloten) forum.
 
Ook de voorbereiding van de online workshop kan via het participatieplatform: hier kunnen inwoners zich inschrijven en vinden zij uitleg hoe zij kunnen deelnemen. Daarnaast kun je van tevoren een vooronderzoekje doen middels de enquêtemogelijkheid op het platform. Dit kan erg praktisch zijn, zoals: welke online tool wil je graag gebruiken? Maar kan ook inhoudelijker zijn, zoals: welk onderwerp wil je graag op de agenda zetten? Voor meerkeuzevragen kun je ook een poll inzetten.

Wil je meer weten over de online vergadertools voor burgerparticipatie die wij aanraden?   Hier lees je onze vergelijking en ons advies.

Participatief begroten

Bij participatief begroten besluiten burgers hoe een deel van het gemeentebudget wordt besteed. Een participatieplatform maakt participatief begroten toegankelijker. Mensen zijn dan namelijk vrij om te kiezen waar en wanneer zij willen meedenken. Ook geef je zo een grotere groep mensen de gelegenheid om hun stem uit te brengen. Presenteer de verschillende mogelijkheden op het platform en laat inwoners stemmen op hun favoriete mogelijkheid. Ook kun je in het participatieplatform een budget toewijzen aan een mogelijkheid, zodat inwoners direct inzicht hebben in het budget per project.