Demo aanvragen
Bel gerust 030 292 07 01
  • Demo aanvragen
    • Overheid
    • Case
    • Sociaal intranet

    Van een statisch naar een sociaal intranet bij de Gemeente Putten

    Het intranet van de gemeente Putten heeft in korte tijd een flinke verandering meegemaakt. En daarmee de hele organisatie. De introductie van een social intranet maakte nieuwe organisatie- en communicatieprocessen mogelijk en de gebruikers gingen op een nieuwe manier samenwerken.

    Natuurlijk delen wij vanuit de afdeling communicatie nog steeds nieuwsberichten, maar de focus ligt op de gebruiker.

    Erica van de Veen
    Communicatiemedewerker Gemeente Putten

    Erica vertelt over de ervaringen bij deze verandering.

    Binnen de Gemeente Putten hebben we een flinke verandering meegemaakt. We zijn van een intranet, waar hoofdzakelijk de afdeling communicatie nieuwsberichten en documenten op plaatste, naar een sociaal intranet gegaan, waar gebruikers content op kunnen plaatsen en de interactie met elkaar aan kunnen gaan.

    De focus ligt op personalisatie en interactie.

    Medewerkers delen zelf informatie door informatie te delen op de kenniskaart, door berichten te plaatsen, documenten te delen, te reageren op elkaar, werkgroepen aan te maken, projecten te starten en vragen aan elkaar te stellen. De medewerker staat centraal en kan online samenwerking zelf eenvoudig initiëren.

    230 personen, 54 groepn

    Inmiddels maken 230 personen gebruik van het social intranet en zijn zij onderverdeeld over 54 rollen/groepen. Dit zijn de groepen waaraan bepaalde rechten zijn toebedeeld. Denk aan de medewerkers, het secretariaat, externe partijen, afdelingen en projectteams. Op deze manier ziet iedere medewerker alleen de pagina’s en documenten op het social intranet waar hij of zij de rechten voor heeft en die relevant zijn. Dit maakt ons social intranet veilig en persoonlijk.

    Alle begin is moeilijk!

    In het begin moesten de medewerkers wennen aan het sociale intranet, maar dat is logisch. Alle begin is moeilijk, het is belangrijk om dat in te zien en gebruikers goed te helpen. Verandering is altijd lastig. Om gebruikers te helpen bij de start hebben we presentaties gegeven, handleidingen geschreven, persoonlijke uitleg gegeven en samen met medewerkers informatie geplaatst.

    Leuke reacties van de medewerkers

    • Informatie delen met anderen en externen is veel gemakkelijker geworden.
    • Het intranet is toegankelijker en persoonlijker geworden.
    • Ik kan makkelijk zelf berichten en documenten plaatsen.
    • Het social intranet werkt ook goed op de iPad.
    • Nu staat alle informatie op 1 platform.
    • Ik stuur minder e-mails doordat de communicatie op het intranet plaatsvindt.

    De volgende stappen

    De komende periode zullen we de afdelingen langsgaan om meer draagvlak te creëren en uitleg te geven over de mogelijkheden die het social intranet ons nog meer te bieden heeft.

    We gaan uitleg geven over de persoonlijke mappen die we voor medewerkers gaan aanmaken. Een aantal medewerkers hebben de behoefte om hun documenten voor bijvoorbeeld een vergadering via het intranet te raadplegen en dus niet meer via de e-mail of op een andere manier. In het verleden gebruikte wij hiervoor een ander middel.

    Ook de vraagmodule zullen we op een andere manier gaan inrichten waardoor er vragen aan de helpdesk ICT gesteld kunnen worden via het intranet. Zij worden nu veel gebeld met vragen die voor een ander ook interessant zijn. Voordeel hiervan is dat andere medewerkers mee kunnen lezen en de helpdesk minder belast zal worden met telefoontjes.

    Het intranet in het kort

    • 230 gebruikers
    • Sinds 2015
    • Samenwerken, zelf berichten plaatsen, overal kunnen reageren, kennisbank
    • In kleine stapjes werken aan succes
    • Case op het intranetsymposium

    Een impressie sociaal intranet gemeente Putten

    Screenshot intranet gemeente Putten

    Screenshot projectenpagina sociaal intranet gemeente Putten